Funcionários participam de treinamento sobre digitalização

Nesta semana, funcionários da Dom Helder Escola de Direito e da Escola de Engenharia de Minas Gerais (EMGE) participaram de treinamento sobre o processo de digitalização do acervo físico das instituições e a ferramenta DocExpress, utilizada para aprimorar a gestão eletrônica de documentos.

Durante o treinamento, os funcionários foram capacitados a identificar a validade de um documento com assinatura digital e receberam informações sobre a forma adequada de digitalização. Também esclareceram dúvidas sobre o acesso e a consulta ao acervo digital, utilizando as ferramentas DocExpress, em processo de implantação, e ERP, já utilizada pelas instituições.

Transformação digital

Para atender a nova legislação do Ministério da Educação (MEC) sobre a digitalização do acervo acadêmico, a Dom Helder e a EMGE estão passando por uma verdadeira transformação digital, coordenada pelo gerente de tecnologia Cristiano Lacerda. Além de adequar suas plataformas, as escolas estão levando o processo de digitalização a outros setores, expandindo a nova tecnologia.

De acordo com a secretária acadêmica Djoá Ferreira, as mudanças começaram pelo cerne do atendimento à comunidade acadêmica – as secretarias da Dom Helder e da EMGE. Esses setores são responsáveis pela guarda, manutenção e disponibilização rápida da documentação acadêmica. No caso da Dom Helder, a secretaria já vinha inovando desde 2008. “Naquele ano, a Escola iniciou um moderno projeto de digitalização do acervo acadêmico. O objetivo era transpor documentos e processos do meio físico para o eletrônico e criar um acervo acadêmico sustentável, seguro e de fácil acesso”, conta Djoá.

Agora as escolas empreendem um processo ainda mais inovador, que inclui a certificação digital e a digitalização de todo acervo administrativo. De acordo com Djoá, essa nova plataforma permitirá a assinatura eletrônica de forma remota, por meio de um certificado digital ICP-Brasil, dando mais agilidade ao processo e consequentemente mais benefícios para a comunidade acadêmica.

O projeto de digitalização englobará ainda processos como: autorização de compra, requisição de viagens, requisições de reembolso de despesas em congressos e eventos acadêmicos, dentre outros. O objetivo é reduzir o tempo e a burocracia envolvendo os processos administrativos, garantindo o nível de transparência exigido pelas instituições.